Odbierasz 15+ telefonów dziennie, którymi mogłaby zająć się Twoja asystentka? Skończymy z tym w 8 tygodni!
8-tygodniowy program dla właścicieli firm deweloperskich, którzy mają już asystentkę albo właśnie ją zatrudniają, ale nikt im nie pokazał, jak przekazać jej odpowiedzialność, a nie tylko zadania. Ustalimy raz, a dobrze, co asystentka załatwia bez Ciebie: terminy, korespondencję, dokumenty inwestycji i pierwszy kontakt z wykonawcami i urzędami. Od Ciebie potrzebuję na to tylko około godziny w tygodniu, resztę pracy wykonujemy ja i asystentka. Spiszemy to tak, żeby z tych samych procedur mógł później korzystać agent AI. Ty odzyskujesz czas i głowę na to, czego nikt za Ciebie nie zrobi: staranną obsługę leadów i rozwój firmy.
Wszyscy dzwonią do Ciebie, bo cała wiedza o firmie jest w Twojej głowie
Kierownik budowy / gestor sieci wod-kan / operator światłowodu / notariusz / bank / kupujący / architekt / geodeta / urząd gminy / księgowa / firma od strony www / Twoja asystentka
Oprowadzasz klientów po domu na budowie, kiedy dzwoni geodeta. W samochodzie oddzwania bank, a w środku rozmowy z architektem przychodzi SMS od kierownika budowy, który czeka na Twoją decyzję. Wieczorem przypominasz sobie, że do jutra musisz uzupełnić wniosek o warunki zabudowy dla nowej działki. Wszyscy dzwonią do Ciebie, bo w umowach i stopkach jest tylko Twój numer. Terminy urzędowe i hasła do kont też masz tylko w głowie. A przy jednej inwestycji takich spraw i decyzji może być nawet ponad 200.
Własna firma miała dać Ci swobodę. Tymczasem szukasz haseł po mailach, omawiasz poprawki do wniosku o warunki techniczne i sprawdzasz każdy krok zespołu, choć obiecywałeś sobie, że nie będziesz takim szefem. Zespół widzi Cię głównie zdenerwowanego, a Ty coraz częściej łapiesz się na tym, że rano nie chce Ci się jechać do pracy. Chętnie oddałbyś te wszystkie sprawy, tylko nikt nie pokazał Ci, jak przekazać zespołowi wiedzę, a co ważniejsze, odpowiedzialność. Dlatego asystentka i zespół pytają Cię o wszystko, a na sprzedaż, nowe projekty i rozwój firmy, czyli to, za co naprawdę odpowiadasz jako właściciel, zostaje Ci wieczór.
Poza Tobą nikt nie odpowiada za całą inwestycję. Kiedy jesteś zmęczony, płacisz za to przeoczonymi terminami, leadami, które za długo czekały na odpowiedź i karami za opóźnienie.
Tyle zapłacił jeden z deweloperów za usunięcie drzew. Zwykle decyzja wymagała tylu nasadzeń, ile drzew się wycina. Tym razem część drzew zastąpiła opłata. Nikt nie przeczytał decyzji dokładnie, więc minął też termin na odwołanie.
Z zasadą obsługi terminu asystentka wpisałaby termin na odwołanie do kalendarza w dniu doręczenia decyzji, a Ty miałbyś czas, żeby ją przeczytać i zdecydować.
Pełnomocnik dewelopera przyszedł do notariusza przygotowany do aktu z innymi kupującymi. Nie miał aktualnych informacji, a pomyłka wyszła dopiero przy czytaniu aktu. Tym razem obeszło się bez konsekwencji, ale klienci równie dobrze mogli wystawić firmie niepochlebną opinię w internecie.
Z teczką inwestycji zespół ma w jednym miejscu aktualne dokumenty każdej transakcji, zanim ktokolwiek wyjdzie z biura.
Tyle trwało, zanim deweloper odpisał firmom, które wyceniały dla niego panel klienta. W tym czasie wykonawcy sami się przypominali i pytali, czy zlecenie jest jeszcze aktualne. Wycena przeciągnęła się o pół miesiąca, a najlepszy oferent mógł w tym czasie wziąć inne zlecenie.
Z kartą roli asystentka sama odpowiada oferentom w ustalonym zakresie, a do Ciebie trafiają tylko decyzje powyżej progu.
Założę się, że próbowałeś już to naprawić
Zatrudniłeś asystentkę
masz jeszcze więcej pracy
Asystentka pyta o wszystko, bo nie ma skąd brać wiedzy, bo żaden proces nie jest opisany. Nie wie też, o czym może decydować sama, więc każdą sprawę i tak konsultuje z Tobą.
Wprowadziłeś w zespole aplikację do zadań
po miesiącu wszyscy wrócili do maili
Nikt nie ustalił, co i jak tam zapisywać ani kto pilnuje, żeby zadania były aktualne. Po kilku tygodniach nikt nie był pewien, czy w aplikacji jest aktualny stan sprawy, więc wszyscy znowu zaczęli pisać maile.
Ustaliłeś, że dokumenty trzymacie na wspólnym dysku
po 2 tygodniach każdy ma swoje wersje w mailach
Zasada powstała w biegu, kiedy coś akurat się paliło. Zabrakło nazw plików, struktury folderów i osoby, która pilnuje porządku, więc wszyscy wrócili do starych nawyków.
Zaplanowałeś więcej spotkań z zespołem
masz i spotkania, i pytania
Na spotkaniach omówiliście, że klienci za długo czekają na odpowiedź, a zespół za często dzwoni do Ciebie z pytaniami. Wszyscy się zgodzili, ale nikt nie dostał tej sprawy do pilnowania, więc po tygodniu było tak samo.
Czekałeś na spokojniejszy miesiąc
taki nigdy nie nadszedł
Kolejny projekt startuje, zanim poprzedni się skończy, a każdy etap inwestycji ma swoje terminy w urzędach, banku czy u gestorów. Porządkowanie firmy przesuwasz na czas po odbiorze budynku, a wtedy kupujesz już nową działkę.
Kupiłeś kurs z delegowania zadań
wiesz, co zrobić, ale nie masz kiedy
Kurs pokazał, jak delegować, na przykładach z innych branż. Które sprawy przekazać i jak opisać choćby obsługę terminów z decyzji, musiałeś rozpisać sam, a na to nigdy nie było czasu. Wiesz, co robić. Brakuje tylko to spisać i przypisać opiekuna.
Zacząłeś z AI automatyzować odpowiedzi na maile od kupujących
po kilku tygodniach testów dalej odpisujesz sam
Automatyzacje wybierałeś na oślep, bez opisanego procesu, a przy zmianie narzędzia AI wszystko trzeba było ustawiać od nowa. Gdy część zadań miała jednak robić asystentka, prompt z internetu nie nadawał się na jej instrukcję, więc zadanie wróciło do Ciebie.
Każdą z tych prób łączy to, że nikt nigdy nie ustalił, co asystentka może załatwić bez pytania. Czy sama potwierdzi geodecie termin? Czy odpisze oferentowi, że czekacie na drugą wycenę? Skoro tego nie wie, pyta o wszystko. A Ty obiecujesz sobie, że rozpiszesz to „na spokojnie” w przyszłym tygodniu.
Dlaczego nie warto już czekać?
Konkurencja chwali się wdrażaniem AI, a Ty nie masz czasu nawet się zastanowić, co by Ci się w tym temacie przydało.
Leady czekają do wieczora, aż znajdziesz czas, żeby im odpisać albo zgodzić się na rabat. Do tego czasu część napisała już do Twojej konkurencji.
A kiedy rynek znowu przyspieszy, firma, która opiera się na Twojej osobistej obecności i codziennym zaangażowaniu, nie udźwignie kolejnych inwestycji.
W 8 tygodni z szefa od wszystkiego we właściciela firmy
To program wdrożeniowy dla właścicieli firm deweloperskich, w którym razem z Twoją asystentką przenoszę na nią wszystko, czym codziennie zajmujesz się, zamiast prowadzić firmę. Po programie sama pilnuje terminów, odpowiada na pierwsze maile i telefony od wykonawców i urzędów, a do Ciebie trafiają tylko decyzje, które naprawdę wymagają właściciela.
Jak wygląda współpraca?
Wyjmij z głowy
Tydzień 1–4
Wszystko, co dziś pamiętasz tylko Ty, trafia w jedno miejsce, do którego ma dostęp asystentka.
- Rejestr spraw w toku: sprawy, które dziś masz w głowie, mailach i notatkach w telefonie, trafiają na jedną listę. Od razu widzisz, co czeka na Twoją decyzję.
- Kalendarz terminów: terminy rozsiane po umowach, decyzjach i warunkach przyłączenia są w jednym kalendarzu, a asystentka pilnuje ich za Ciebie.
- Menedżer haseł: hasła z maili, notesu i Twojej pamięci są w jednym bezpiecznym miejscu. Zespół loguje się sam i nie dzwoni do Ciebie po hasło.
- Reguły skrzynki i ścieżka faktur: maile, które dziś lądują u Ciebie, trafiają od razu do właściwej osoby, a faktury do księgowej bez Twojego ręcznego przekazywania.
- Baza kontrahentów: numery do gestorów, wykonawców i urzędników, które dziś masz tylko w swoim telefonie, są w jednej bazie dostępnej dla asystentki.
Przekaż dalej
Tydzień 5–6
Asystentka przejmuje pierwszy kontakt i odpowiedzialność za sprawy, a Ty ustalasz, co zostaje u Ciebie.
- Komunikaty do klientów i wykonawców: kierownik budowy, wykonawcy i kupujący wiedzą, że w bieżących sprawach kontaktują się z asystentką. Twój telefon przestaje dzwonić w sprawach, w których nie jesteś potrzebny.
- Pełnomocnictwa i sprawy online: asystentka składa wnioski i odbiera pisma w imieniu spółek, a Ty nie jeździsz do urzędu z każdym brakującym załącznikiem.
- Teczka inwestycji: dokumenty, które dziś krążą w mailach w kilku wersjach, są w jednym folderze, zawsze w aktualnej wersji.
- Karta roli asystentki: asystentka wie, o czym decyduje sama, więc nie pyta Cię o każdą drobnostkę. Do Ciebie wracają tylko sprawy powyżej progu, który sam ustalasz.
Utrzymaj
Tydzień 7–8
System działa dalej po zakończeniu współpracy i sprawy nie wracają do Twojej głowy.
- Piątkowy status: zamiast dopytywać zespół, w piątek dostajesz krótkie podsumowanie statusu projektów i co czeka na Twoją decyzję.
- Dashboard właściciela: w kilka minut sprawdzasz stan spraw i najbliższe terminy, bez dzwonienia do nikogo.
- Opiekunowie i przeglądy: każdy element systemu ma w zespole opiekuna i termin przeglądu wpisany do kalendarza, więc po kilku miesiącach nie wracasz do starego chaosu.
- Spotkanie po 2 tygodniach: sprawdzam, czy wszystko działa dobrze w codziennej pracy.
Najpierw proces, potem automatyzacja
Każdą procedurę piszę tak, żeby korzystała z niej Twoja asystentka, a później mógł ją dostać agent AI jako instrukcję. Zadanie jest opisane raz. Kiedy zdecydujesz, że coś ma robić AI, a coś człowiek, niczego nie przepisujesz od nowa. Już w trakcie programu asystentka pyta o procedury agenta AI, zamiast dzwonić do Ciebie.
Jak pracujemy
- 5 spotkań online z Tobą i 2 szkolenia dla asystentki
- Między spotkaniami asystentka korzysta z nagranych instrukcji i agenta AI, który odpowiada na jej pytania
- Ze mną kontaktujesz się przez portal klienta w Notion, odpowiadam w ciągu 48 godzin
- Wszystkie materiały zostają w przestrzeni Twojej firmy
Co dzieje się w każdym tygodniu i kiedy jesteś mi potrzebny?
Rozmawiamy o współpracy i podpisujemy umowę.
Twój wkład: decydujesz, kiedy zaczynamy
Asystentka zaczyna spisywać sprawy w toku w rejestrze. Z ankiet Twojej i asystentki dowiaduję się, czym się na co dzień zajmujesz (a co mogłaby przejąć ona).
Twój wkład: wypełniasz ankietę, przekazujesz mi dostępy i ustalamy zakres pracy asystentki
Dobieramy narzędzie do zadań, zakładamy menedżer haseł, ustawiamy reguły skrzynki i przekazywanie faktur do księgowej.
Twój wkład: żaden
Szkolę asystentkę z narzędzia do zarządzania zadaniami. Zbieramy terminy w jednym kalendarzu i ustalamy, jak asystentka ich pilnuje.
Twój wkład: żaden
Tworzymy bazę kontrahentów z numerami do gestorów, wykonawców i urzędników, przenosimy hasła do menedżera, zakładamy wspólną skrzynkę firmową i przygotowujemy pełnomocnictwa do spraw online.
Twój wkład: zatwierdzasz dostępy i podpisujesz pełnomocnictwa
Przygotowujemy komunikaty dla klientów i wykonawców, że w bieżących sprawach kontaktują się z asystentką. Zmieniamy dane w stopkach, zakładamy teczkę inwestycji, a w piątek dostajesz pierwszy status o projektach w toku.
Twój wkład: wysyłasz komunikaty do klientów i wykonawców
Spisujemy kartę roli asystentki z progami decyzyjnymi i listę decyzji, które zostają u Ciebie. Ustawiamy dashboard, w którym sprawdzasz stan spraw.
Twój wkład: omawiamy razem kartę roli i progi decyzyjne
Ustalamy, kto w zespole opiekuje się każdym elementem systemu i kiedy go przegląda, i wpisujemy przeglądy do kalendarza. Prowadzimy też pierwsze spotkanie zespołu w nowym rytmie.
Twój wkład: bierzesz udział w spotkaniu zespołu
Przygotowuję zestawienie „co już nie przechodzi przez Ciebie” i oddaję wszystkie dostępy. Z zestawienia widać też, co jeszcze zostało na Twojej głowie, więc od razu planujemy, co warto uporządkować jako następne.
Twój wkład: omawiamy zestawienie i plan na spotkaniu końcowym
Sprawdzam, czy system działa i poprawiamy to, co trzeba.
Twój wkład: krótko rozmawiamy o tym, co działa, a co poprawić
Jak Tomek odzyskał czas na obsługę klientów, zanim oni napiszą do konkurencji?
Poznaj Tomka. Prowadzi 3 inwestycje pod Warszawą i zatrudnia asystentkę na pół etatu. Na starcie wszystkich spraw inwestycji pilnuje sam, a na zapytania kupujących odpisuje dopiero wieczorem. Każda kropka to jedna ze spraw, których pilnuje.
Rejestr spraw
Asystentka spisuje wszystkie sprawy w toku: urzędy, gestorów sieci, bank, notariusza. Tomek pierwszy raz widzi je w jednym miejscu i przestaje się bać, że o czymś zapomniał.
Kalendarz terminów
Terminów z umów i decyzji pilnuje teraz asystentka. Tomek nie musi już w głowie sprawdzać, czy nie minął termin odpowiedzi do urzędu.
Pierwszy kontakt
W bieżących sprawach klienci i wykonawcy dzwonią do asystentki. Telefon Tomka dzwoni rzadziej, więc może dłużej skupić się na jednej rzeczy.
Karta roli
Asystentka wie, o czym decyduje sama, więc nie pyta o każdą drobnostkę. Do Tomka trafiają tylko sprawy powyżej ustalonych progów.
Zestawienie
Tomek widzi, ile miejsca zwolniło mu się w głowie i wie, co oddać jako następne. Odzyskany czas przeznacza na kupujących: odpisuje im tego samego dnia, a nie wieczorem.
A u Ciebie? Jedziesz na urlop bez laptopa i nie sprawdzasz nerwowo telefonu. Wiesz, ile godzin dziennie pracujesz i że spokojnie odbierzesz dzieci ze szkoły. Rzadziej się denerwujesz, bo wiesz, że skończył się ping-pong z powracającymi zadaniami. Działa to dzięki temu, co po 8 tygodniach zostaje w Twojej firmie.
Projektuję procesy w firmach deweloperskich, a pracę asystentki znam od środka
Przez 8 lat pracowałam w nieruchomościach. Przeszłam drogę od agentki po asystentkę dewelopera. W każdej firmie widziałam ten sam schemat: świetni ludzie, ogromny potencjał i totalny chaos operacyjny. Zawsze kusiło mnie, żeby to poukładać lepiej, ale wtedy zajmowałam się innymi zadaniami.
Przełom nastąpił, gdy prowadziłam własną firmę i pracowałam ramię w ramię z przedsiębiorcami z naszej branży. Brałam na siebie wszystko, próbując ratować klientów przed ich własnym chaosem, aż doszłam do ściany. Wtedy zrozumiałam jedno: nie da się skalować biznesu samą ciężką pracą, jeśli brakuje w nim fundamentu, czyli procesów. Dlatego zmieniłam kierunek.
Nadal aktywnie pracuję przy projektach deweloperskich: analizach działek, korespondencji z gestorami sieci i urzędami. Dlatego procedury, które wdrażam, sprawdzam na bieżąco w prawdziwych sprawach, a Ty nie musisz mi tłumaczyć, jak działa Twoja branża. Wiem też, które sprawy może na spokojnie przejąć asystentka, żebyś z szefa od wszystkiego stał się właścicielem firmy.
klientów, którym pomogłam zamienić chaos w działające systemy
procesów zaprojektowanych tak, żeby działały bez zaangażowania właściciela
czasu, który system oszczędza Ci także po zakończeniu współpracy
Mniej maili, więcej projektów. Efekty u deweloperów, z którymi pracowałam
Dla kogo jest ta współpraca?
To program dla Ciebie, jeśli
Poszukaj innego rozwiązania, jeśli
Prowadzisz biuro nieruchomości? Przygotowuję też wersję współpracy dla agencji. Napisz do mnie, jeśli chcesz dostać ją pierwszy.
8 tygodni kosztuje mniej niż jeden kupujący, który nie doczekał się odpowiedzi
5 535 zł brutto
Płatne jednorazowo albo w 3 ratach po 1 500 zł netto (1 845 zł brutto).
Dla Ciebie, jeśli najważniejsze jest przekazanie spraw i odpowiedzialności asystentce
7 626 zł brutto
Płatne jednorazowo albo w 3 ratach po 2 066,67 zł netto (2 542 zł brutto).
Dla Ciebie, jeśli chcesz też ograniczyć ręczną pracę przy fakturach, terminach i zadaniach, w narzędziach, których już używacie
O to deweloperzy pytają przed startem
Skąd mam wiedzieć, że u mnie to zadziała?
Sprawdzimy to na bezpłatnej rozmowie. Jeśli zobaczę, że Twoja firma albo asystentka nie są jeszcze gotowe, powiem Ci to od razu.
Moja asystentka nie zna się na aplikacjach i AI. Czy da radę?
Da radę, bo nie musi niczego ustawiać sama. Narzędzie dobieramy razem, w 3. tygodniu szkolę ją z jego obsługi, a do każdego zadania ma nagraną instrukcję lub agenta AI, którego może zapytać, kiedy nie ma Cię w biurze.
Czy moja asystentka znajdzie na to czas obok swoich obowiązków?
Tak. W ciągu 8 tygodni to około 15 godzin, czyli niecałe 2 godziny w tygodniu. Do zadań dostaje szablony, nagrane instrukcje i agenta AI, którego może zapytać, więc nie traci czasu na szukanie odpowiedzi ani na czekanie, aż Ty albo ja znajdziemy chwilę.
Czy będziesz wykonywać zadania za moją asystentkę?
Sprawy prowadzi Twoja asystentka, a ja ustalam z Tobą zasady, przygotowuję szablony i instrukcje, uczę ją z nich korzystać i po każdym etapie sprawdzam, jak sobie radzi. Chodzi o to, żeby po 8 tygodniach prowadziła wszystko sama, bez dzwonienia do Ciebie czy do mnie.
Co jeśli asystentka odejdzie?
Wszystko, co zbudujemy, zostaje w firmie: karta roli, instrukcje, dostęp awaryjny do haseł, opiekunowie i terminy przeglądów. Nowa osoba dostaje od razu gotowy system, więc wdraża się dużo szybciej, a Ty nie tłumaczysz jej wszystkiego od początku.
Co z danymi mojej firmy?
Przed startem podpisujemy umowę powierzenia przetwarzania danych. Do Twojej skrzynki i haseł nie mam stałego dostępu, a w 8. tygodniu oddaję wszystkie dostępy i usuwam dane Twojej firmy.
Czy to współpraca dla mnie, jeśli dopiero zatrudniam asystentkę?
Tak, to nawet dobry moment. Zaczynamy razem z jej pierwszym dniem w firmie, więc od początku wie, za co odpowiada i jak ma pracować. Bez tego przez pierwsze 3 miesiące albo dłużej uczy się w biegu, dzwoniąc do Ciebie z każdym pytaniem. Rekrutację i ogólne wprowadzenie do firmy zostawiam Tobie.
Dlaczego to trwa 8 tygodni?
Oczywiście dałoby się szybciej, ale rozłożyłam to na 8 tygodni celowo. Co tydzień robimy jeden konkretny krok, więc zmiana cały czas idzie do przodu, a Ty i asystentka wdrażacie ją bez odkładania codziennej pracy. Ty poświęcasz na to około godziny w tygodniu, ona około 2 godzin. Jeśli zależy Ci na czasie, jest wersja VIP, w której cały proces zamykamy w 2 tygodniach. Standard VIP kosztuje 6 750 zł netto (8 302,50 zł brutto), a Max VIP 9 300 zł netto (11 439 zł brutto).
Czy moja firma nie jest za mała?
Jeśli przychodzisz do biura i się nudzisz albo narzekasz na nadmiar wolnego czasu, to może być za wcześnie. W każdym innym przypadku jest co przekazać. Potrzebujesz tylko asystentki albo innej osoby, która te sprawy przejmie.
Co jeśli klienci i wykonawcy będą chcieli rozmawiać tylko ze mną?
Ty decydujesz, które kontakty przejmie asystentka, a które załatwisz sam. W 5. tygodniu wysyłasz klientom i wykonawcom krótki komunikat, z którego wiedzą, z czym zgłaszać się do asystentki, a z czym do Ciebie.
Czy muszę zmieniać narzędzia?
Jeżeli Twoje narzędzie do zarządzania zadaniami działa świetnie, to raczej nie czytasz teraz tego tekstu :) W wersji Standard wdrażam od nowa narzędzia, które polecam. Jeśli jednak wolisz zostać przy swoich, w wersji Max pracuję na tym, czego już używacie, więc zespół nie musi uczyć się nowych aplikacji.
Co po 8 tygodniach?
System zostaje u Ciebie i działa dalej. 2 tygodnie po zakończeniu zaglądam, jak radzicie sobie w codziennej pracy i poprawiamy to, co trzeba. Przy kolejnej inwestycji asystentka zakłada teczkę, kalendarz terminów i rejestr spraw według tych samych zasad, więc nic nie trzeba budować od nowa. Dostajesz też plan dalszego odciążenia, a jeśli chcesz, mogę uporządkować kolejny obszar firmy albo opiekować się systemem w abonamencie.
Próbowałem już delegować, a ludzie i tak robili po swojemu. Czym to się różni?
Zwykle problem polega na tym, że przekazujesz zadanie, nie odpowiedzialność za nie. Wtedy asystentka albo dzwoni z każdym pytaniem, albo decyduje po swojemu, a Ty i tak musisz poprawiać. Karta roli z progami decyzyjnymi mówi jasno, co asystentka załatwia sama, a z czym przychodzi do Ciebie, a progi ustalasz Ty.
Czy procedury nie odbiorą mi elastyczności?
Elastyczność zostaje tam, gdzie jest potrzebna. Doskonale wiem, że każda inwestycja jest inna i właśnie dlatego przydaje się stała baza: jedno miejsce na terminy, kontakty i dokumenty. Sprawy nietypowe dalej trafiają do Ciebie, tylko szybciej i z kompletem informacji, więc decydujesz od razu, zamiast najpierw wszystkiego szukać.
Zobacz, co możesz zdjąć ze swojej głowy, zanim zdecydujesz się na współpracę
Bezpłatna rozmowa online, która potrwa 30 minut. Nie musisz niczego przygotowywać.
Na rozmowie sprawdzimy
2 wolne miejsca w najbliższej edycji
Wolisz napisać? martyna@martynanamiotko.pl